I många fall har transportören ett väl utvecklat system för egenkontroll. Det är viktigt för köparen att få information om denna. Omfattningen av transportörens egenkontroll kommer att styras av verksamhetens storlek. Om transportföretaget är certifierat mot något miljöledningssystem, som t.ex. ISO 14001, och redan anlitar en extern miljörevisor, kan en uppföljning som bygger på egenkontroll vara att föredra. Därigenom undviker man en dubblering av väsentliga delar av uppföljningsarbetet.
Det är dock viktigt att köparen även i ett sådant fall förbehåller sig rätten att utföra egna kontroller. Sådana kan behövas som komplement till egenkontrollen eller för att genom stickprov säkerställa att egenkontrollen håller tillräckligt hög kvalitet.
Uppföljning/ revision delas upp enligt följande:
Förstapartsrevision
Utförs med interna resurser inom ett företag och kallas normalt sett för internrevision.
Internrevision tillämpas för de delar där köparen har ett uttalat ansvar för transporten.
Med andra ord en kontroll av att transportköparen klarar de krav som ställs genom verktyget och därmed följer de rutiner och instruktioner som är kopplade till detta.
Andrapartsrevision
Transportköparen granskar transportören.
Tredjepartsrevision
Utförs av en utomstående och oberoende tredje part. Utförs för att säljare och köpare ska få en opartisk bedömning.
Ofta genomförs tredjepartsrevision av ett ackrediterat kontrollorgan enligt den internationella standarden ISO/IEC 17020.
Planering
Behovet av att planera uppföljningsarbetet kommer till stor del styras av storleken på transportörens verksamhet. Om det är fråga om en liten transportör där "steget mellan dokument och verklighet" är kort kan uppföljningen klaras av vid ett tillfälle.
Det är viktigt att klarlägga syfte, metoder och mål för uppföljningen.
- Syftet och målet med uppföljningen.
- Vilka krav ska följas upp?
- Föreligger några fysiska eller organisatoriska begränsningar i uppföljningen?
- Tillgång till personal, dokument.
I ett första skede bör man som köpare granska relevanta dokument tillsammans med nyckelpersoner inom transportföretaget. I vissa fall kan transportören med hjälp av dokumentationen visa på efterlevnad av ställda krav. Som exempel kan nämnas besiktningsprotokoll, utbildningsplaner mm. I många fall kan det räcka med att identifiera de brister som kan förekomma och ge företaget möjlighet att rätta till dem. Köparen bör dock fokusera på "verkligheten" och då använda dokumentationen(rutiner, program) som vägledning.
Sanktioner
Det måste framgå av avtalet vad som händer om leverantören i något avseende inte fullgör sina åtaganden. Köparen bör vara beredd på att finna avvikelser. Det kan vara klokt att använda en "trappa" för hantering av avvikelser av olika omfattning och allvar. Den kan se ut på följande vis:
- Vid smärre avvikelser ingår parterna en överenskommelse om bättring inom skälig tid.
- Vid mera omfattande brister skrivs en skriftlig överenskommelse om tidsbestämd åtgärdsplan.
- Vid allvarliga eller upprepade avvikelser utfaller i avtalet angivna viten.
- Vid allvarliga och upprepade avvikelser blir följden att avtalet hävs.
Allvarliga avtalsbrott som begås av transportören, t.ex. felaktig information till beställaren, ej genomförd utbildning eller alkoholkontroll eller brott mot vilotidsbestämmelser bör föranleda viten. Ringa överträdelser från transportörens sida bör föranleda krav på att transportören ska vidta åtgärder så att överträdelsen inte upprepas. Åtgärderna ska dokumenteras.
